卒業して何年も同級生と会ってないなあ、同窓会やりたいなあ、でも幹事はめんどくさそう、、、と思っていませんか？
また、幹事をやることになったけど何から手をつけたらいいのか迷っている、そんなあなたへ。
実際にやること、段取りを事前に洗いだしてみると思っているよりハードルは低くなるかもしれませんよ。
目次
幹事の段取りについて
幹事をやろう、引き受けようと思ったらまず、開催日までにやることや段取りを洗いだしてみましょう。
幹事数名で手分けしたり、メールでやりとりすれば、仕事で忙しいメンバーでも情報共有しながら開催日までに準備ができるはずです。
まずは、やることをチェックリストにして書き出してみましょう。
どの項目をいつまでにやるか、だれがやるか、しっかりと分担を決めます。
分からないこと、不明なこと、決めた期日までに自分だけではできなさそうなことは、その都度メールやLINEなどの会わなくても連絡のとれる連絡手段でしっかり共有しましょう。
その都度みんなで共有していれば、間に合わない！！ということにはならないはず。
実際に開催日までにやることをチェックリストにして洗いだしてみます。
まずは幹事を選定します。
４〜１５人、性別、所属クラブ、クラスなるべくバラバラのほうが手分けしやすいようです。
発足から開催までおよそ３〜４か月見ておくとよいでしょう。
そして、以下の項目を順番に進めていきます。
開催までにやることを10項目に分けてみました。
- 日にちと開催場所を決める
- 会費を設定する
- 詳細が決まったら同級生へ同窓会を開催する案内を出す
- 念のため、SNSで連絡の取れる人にはそちらにも案内を出す
- 案内状の返信期日が過ぎたら一度参加人数の集計を取る
- 出席人数が確定したら、会場に人数を連絡する
- 幹事で集まって当日の段取りを決める
- 当日のタイムテーブルを作成する
- お店・会場へ打ち合わせに行く
- 前日もしくは当日集合前に幹事は会場で一度最終確認しておく
では、それぞれについて解説していきますね。
1. 日にちと開催場所を決める
お盆や年末年始など実家に帰省しやすい休暇がおススメ。
会場も学校の近くで見つけられば、懐かしさも味わえていいのではないでしょうか。
どのくらいが出席するのか予測が難しそうですが、一般的な同窓会の平均参加率 ２〜３割 だそうです。
2. 会費を設定する
会場、食事の費用、案内状などの諸費用、先生を招待する場合は先生の飲食代を盛り込んで一人当たりの費用を決めます。
諸費用の例
・案内状の費用と送料
・プロジェクターなどの音響機器レンタル費用
・会場使用料
・名札作成費用
・看板作成費用
・写真現像費用
などがあります。
（参考までに）
私がいつも行っている小中学校の同窓会は、ホテルの披露宴会場を使用して、
お昼１１：００〜１４：００くらいの時間をとって
会費は￥８０００です。
一般的な大規模同窓会の平均も７０００〜１００００円が多いようです。
3. 詳細が決まったら同級生へ同窓会を開催する案内を出す
往復はがきで出すのがおススメです。
返信用は予め必要事項を印刷しておき、受け取った人が【出席】【欠席】をまるで囲むだけにしておくと便利です。
ただし、実家を離れている人も多いので、ご両親に「不在の場合は連絡していただくように」一筆書いておきましょう。
住所が変わっている場合は返信の際に新住所を書いてもらう欄を設けましょう。
4. 念のため、SNSで連絡の取れる人にはそちらにも案内を出す
フェイスブックなどの便利なSNSで案内をだして、もし連絡がとれる同級生がいればシェアしてもらいましょう。
住所が変わってしまい連絡が取れない同級生と連絡がつく場合もあります。
5. 案内状の返信期日が過ぎたら、一度出席人数の集計を取る
出席人数の集計を取り、人数を確定します。
6. 出席人数が確定したら、会場に人数を連絡する
確定した人数を会場に伝えます。
7. 幹事で集まって当日の段取りを決める
幹事が集まり当日の段取りなどを相談します。
・だれが司会をするのか？
・だれが受付をするのか？
・だれが乾杯の挨拶をするのか？
・だれが会場のスタッフと連絡をとるのか？
・だれが撮影係をするのか？
・どういった余興をすると楽しめるか？
など決めましょう。
また、小道具などを準備したい場合はその時に作成するとよいでしょう。
＜おススメ＞
小道具として名札を用意するといいですよ。
簡単にシールで服に張り付ければいいので、シールだけ用意して当日受付で本人に書いて胸に貼ってもらいましょう。
（女性は、旧姓と新姓が両方あるといいですね。）
8. 当日のタイムテーブルを作成する
会場に案内と一緒にタイムスケジュールも印刷して置いておきましょう。
9. お店・会場へ打ち合わせに行く
当日行うタイムテーブルを会場のスタッフと共有し、音響設備の確認などもしておくといいでしょう。
10. 前日もしくは当日集合前に幹事は会場で一度最終確認しておく
開催後、幹事でお疲れさま会をすると、次の計画も立てられますよ。
当日撮った写真を出席者に送ったり、SNSでシェアすると喜ばれます。
幹事の挨拶はどんな順番で？
幹事の挨拶はどんなタイミングで行えばよいのでしょう？
まずは開演時間になったら、
①幹事の代表が開催の挨拶をします。
②その後、もし先生で出席される方がいるなら先生にご挨拶してもらいましょう。
③乾杯の音頭をとります。
（歓談やゲームなどを行なう）
せっかくの同級生との再会です。できるだけ歓談の時間を多く取った方が喜ばれます。
④最後の挨拶も幹事の代表で行います。
最後に全員で集合写真をとる時間をとっておくといいですよ。
まとめ
私は小中の同窓会を２０歳の成人式をきっかけに２０歳、２５歳、３０歳、３５歳と５年ごとに行っています。
歓談する時間をメインにとっていますが、だんだん見た目も変化してきますので、卒業アルバムを会場においておきます。
またスクリーンで卒業アルバムの中のみんなが書いた将来の夢を移したり、
印象に残った出来事を幹事で相談して写真とともに映し出したり、
○○中学校クイズ！という、当時起こった珍事件？や修学旅行の行先、通学路にあったもの、学校内にあったものを題材にクイズ大会をしたりします。
記憶とともに懐かしさもあいまってかなりの盛り上がりをみせます。
幹事の人は、開催日まで大変なこともあると思いますが、出席者としては、本当に幹事のメンバーには感謝でいっぱいです。
便利になった今の時代SNSもあるので昔より連絡を取りやすくなっています。
同級生と集まりたいなあと思ったあなた、ぜひ一度幹事になって開催してみてください。
みんなから感謝され、懐かしい人たちと再び連絡をとれるいい機会になります。
友達は一生の財産だと本当に思います！
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